Személyes eszközök

Kéréskezelés státuszokkal

A DEENKWiki2 wikiből

A lap korábbi változatát látod, amilyen Najpaai.de (vitalap | szerkesztései) 2015. szeptember 11., 15:21-kor történt szerkesztése után volt.
(eltér) ←Régebbi változat | Aktuális változat (eltér) | Újabb változat→ (eltér)

Országos Dokumentumellátási Rendszer


A kérések teljesítésének folyamatát a kérésstátuszok változása tükrözi. Minden munkafázishoz tartozik egy megfelelő státusz, melyek sorrendje kötött, a dokumentumellátási munkafolyamat lépéseit követi. Bizonyos státuszváltozások a kérés másik félnek történő átadásával is járnak (pl. megkérés, elküldés).

A felületen minden változást, így a státuszváltozásokat is a Mentés gombbal kell jóváhagyni.

A rendszerben lévő státuszok közül nem mindegyik használata kötelező. A státuszok listája az ODR-wikiben megtekinthető, színekkel emeltük ki közülük a kötelezően használandókat, melyek beállítása a statisztikák generálásához elengedhetetlenül szükséges.


A Kérésadminisztráció Kezdőlapján félkövér betűkkel emeltük ki azokat a státuszokat, melyekkel a bejelentkezett könyvtárosnak dolga van, az adott szerepkörének (kérő vagy szolgáltató) megfelelően.


Mindenképpen be kell állítania a kérőnek azt, hogy megtörtént a megkérés (hiszen így megy el a kérés), valamint miután a kért (hagyományos vagy digitális) másolat megérkezett, és azt átadta a kérő olvasónak, a kérést a kérőnek le kell zárnia (A kérés lezárva, sikeresen teljesítve), csakúgy mint miután az általa kért és visszaküldött könyv a szolgáltatóhoz visszaérkezett.

Mindenképpen be kell állítania sikeres teljesítés esetében a szolgáltatónak azt, hogy elküldte a kért dokumentumot (különben a statisztika nem tudja a kérést teljesítettnek venni), illetve miután a kért könyv visszaérkezett a szolgáltatóhoz (vagy a kérő megkapta a kért másolatot), és a kérő nem zárta le a kérést, a szolgáltató is beállíthatja, hogy a kérés sikeresen teljesítésre került. El kell juttatnia a szolgáltatónak a kérést valamely végpontba akkor is, ha nem tudja azt teljesíteni (A kérés nem teljesíthető) vagy visszamondták (Lemondás visszaigazolva), illetve ha duplán adták fel és emiatt törölte (A kérés törölve), mert csak az említett záróstátuszok után fogja tudni a rendszer a kéréseket archiválni.

Arra kérjük a kollégákat, hogy lehetőség szerint a kötelezőkön túl az egyéb státuszokat is állítsák be, következetes használatukkal kövessék végig a kérés teljesülését, hiszen ez mind a kérő, mind a szolgáltató könyvtár számára segítséget jelent, az olvasók tájékoztatását is megkönnyíti.

A státuszok állításával történő kéréskezelésről az alábbiakban olvashatnak részletesen.

Tartalomjegyzék

A dokumentum megrendelése

A kérő könyvtáros által bevitt, Új könyvtári kérés státuszú kérés a kérő könyvtár által regisztrált, de még "nem elküldött" kérést jelenti, követheti pl. Árajánlat kérés, illetve Egyeztetés alatt az olvasóval státusz.

A kiválasztott potenciális szolgáltató ekkor azonban még nem látja a kérést, csak akkor "kapja meg a kérést" és kezdi meg annak teljesítését ha a kérő könyvtár ügyintézője annak státuszát A dokumentum megkérve a lelőhelyről-re állítja.

"A kérés nem teljesíthető" státusszal lezárt, nem teljesíthető kérések újraindíthatóak más szolgáltatóhoz, erről bővebben alább a kérő könyvtárak számára szóló részben található leírás (5.2.7. pont).

Árajánlat kérése

Ha a kérő előzetes árajánlatot kér pl. egy dokumentum másolatára, az Új könyvtári kérés státusszal lementett kérés státuszát Árajánlat kérésre kell átállítania. A szolgáltató erre Árajánlat megérkezett státusszal fog válaszolni. Ha megfelel számára az ajánlat, a kérő a megkéri a dokumentumot (A dokumentum megkérve a lelőhelytől státusszal), ha nem, lemondja a kérést (A kérés lemondva), amit a szolgáltatónak vissza kell igazolnia (Lemondás visszaigazolva).

Üzenetek küldése

Az új kérés bevitelekor az Üzenet rovatban, majd a már mentett kérés részletes megjelenítésében szereplő Megjegyzések, üzenetek rovatban (a Hozzáad gombra kattintva) lehetőség van a megfelelő címzett kiválasztása után (kérő könyvtár, szolgáltató könyvtár, majd a későbbiekben a kérő olvasó) partnereinknek szóló közlendőnk bevitelére. Ez lehet a kérésadatokat kiegészítő megjegyzés (pl. csak a 2. kötetet kérjük, a mellékletet nem kérjük) vagy a kérés teljesítésére vonatkozó információ (pl. szkennelve is megfelel, sürgős kérés).

A Kérésadminisztráció kezdőlapján megjelennek az Olvasatlan üzenetek.

Figyelem! A kérésekbe a Saját jegyzeteim, feljegyzéseim a kéréshez rovatba írt szöveget partnereink nem látják, ide csak az adott kéréssel kapcsolatos, saját magunknak vagy saját ügyintéző kollégáinknak szánt feljegyzéseinket vigyünk be!

Kérés/ek archiválása

Ha egy vagy több kérést eljuttattuk valamely végpontba (A kérés lezárva, sikeresen teljesítve vagy A kérés nem teljesíthető vagy Lemondás visszaigazolva vagy A kérés törölve), beállíthatjuk a "A kérés archiválva" státuszt. Ekkor a kérés archivált állapotba kerül, azaz eltűnik az aktív kérések közül a Kezdőlapról. Előhívhatjuk azonban a későbbiekben is a Kezdőlapon az Archivált kérések kezelése rovatban lévő gombra kattintva (külön a kimenő és a bejövő már archivált kéréseket), valamint kereséssel ha a Kezdőlapon a keresőfeltétel/ek megadása után bepipáljuk az "Archiváltak között is" opciót.

Szükség esetén az archivált kérésstátusz visszaállítható a kérés státusztörténete ablakban (részleteket lásd alább a Státuszvisszavonás leírásánál).


Archiválás
Archiválás visszavonása



Kérés/ek automatikus archiválása

A rendszer automatikusan archiválja azokat a kéréseket, melyeket már eljuttattunk valamely végpontba, és 3 hete már nem történt a kérésen változtatás. Az automatikusan archivált kérés archiválása is visszavonható.

Státuszvisszavonás

A legutoljára beállított státuszt visszaállíthatja azon szerepkörű felhasználó, aki beállíthatta azt (amennyiben a szolgáltató/kérő partner még nem léptette tovább a következő státuszra). Egy szolgáltatói státuszt (pl. A kért dokumentumot a szolgáltató elküldte) tehát a kérő nem vonhat vissza és viszont. Csak a legutolsó beállított státusz visszavonására van lehetőség. Az automatikusan archivált kérés archiválása is visszavonható.

A kérés részletes megjelenítésében a státusz melletti kis óra ikonra kattintva előhívhatjuk a státusztörténetet. A státusztörténet lista alján a legalsó státusz mellett találjuk a Visszaállít gombot, melyre kattintva a státuszvisszavonás elvégezhető.


Státusztörténet előhívása
A Visszaállít gombra kattintva kezdeményezhetjük az utolsó státusz visszavonását


Csoportos műveletek

A felületen egy lépésben több kiválasztott (azonos szerepkörben lévő, vagyis kapott vagy küldött) kérésben is végezhetünk státusz-, és lejárati határidő-beállítást. Csak csoportos műveletben végezhető egy vagy több kérés átirányítása egyik szolgáltatótól a másikhoz.


Akkor lehet több kérést csoportosan módosítani valamilyen közös státuszúra, ha az adott közös státusz mindegyik kiválasztott kérésből külön-külön is beállítható lenne (az egyes kérésekből beállítható státuszok metszete állítható be csoportosan, ez/eke/t kínálja fel a felület). Ha nincs ilyen közös következő státusz, akkor a felület a "Nincs státusz, amire módosítani lehetne" üzenetet jeleníti meg.

A bevitt kérések kezelése

Mi a szolgáltató könyvtár dolga a hozzá beérkezett kéréssel?

A kért dokumentum elküldése, visszaérkeztetése

A Szolgáltatások menüpontban belépés után a Kérésadminisztráció kezdőlapján a szolgáltatási ponthoz érkezett kérések közül A dokumentum megkérve a lelőhelytől, valamint az Újraindított kérés státuszúakra kell kattintani (utóbbi egy más szolgáltatóhoz küldött, sikertelenül zárult kérés után az adott szolgáltatóhoz újraküldött kérés, kezelése megegyezik a normál megkért kérésekével). Dolgozhatunk egy-egy kéréssel is a részletes megjelenítésben, de végezhetünk csoportos kérésmódosítást is a kéréseket a találati listában bepipálva majd a Csoportos módosítás gombra kattintva az oldal alján. Jelezzük, hogy a kérést fogadtuk (A szolgáltató elfogadta a kérést, ill. Könyvtári kérés nyomtatva státusszal), így a kérő is értesül arról, hogy már elkezdtünk foglalkozni kérésével. Ki is nyomtathatjuk a kéréseket egyesével (a részletes kérésmegjelenítésben a Nyomtatásra kattintva) vagy csoportosan (a találati lista nyomtatandó kéréseit bepipáljuk, majd a Csoportos módosításra kattintunk, a nyomtatásra).

Mikor elküldünk egy visszaküldendő dokumentumot, pl. könyvet, annak kölcsönzési határidejét is állítsuk be a megfelelő státusz mellett (A kért dokumentumot a szolgáltató elküldte). Másolat (fénymásolat és digitális másolat) esetében is jegyezzük be, hogy azt elküldtük (A kért dokumentumot a szolgáltató elküldte).

Mikor visszaérkezik a könyv, ezt jelezzük A dokumentum visszaérkezett státusszal. Ezután a kérést a kérő lezárhatja, ha ő nem teszi meg, a szolgáltató is beállíthatja ezt a státuszt.

Árajánlat kérése

Az Árajánlat kérés státuszú kérésre az üzenetben, illetve a Költségek részletei gombbal felnyíló ablakban adhatjuk meg a teljesítés várható költségét, ezután a státuszt Árajánlat megérkezett-re kell állítani. Ha megfelel számára az ajánlat, a kérő megkéri a dokumentumot (A dokumentum megkérve a lelőhelytől státusszal), ha nem, lemondja a kérést (A kérés lemondva), amit a szolgáltatónak vissza kell igazolnia (Lemondás visszaigazolva).

Előjegyzés

Ha a kért könyv kölcsönzésben van, és a kérő előjegyzést kért, a könyvet jegyezzük elő, és ezt jelezzük a kérésben is Előjegyezve státusz beállításával.

Feltétel egyeztetése

Ha a kérés teljesítése valamilyen feltételhez kötött, melyet a szolgáltatónak egyeztetnie kell a kérővel (pl. eredetiben nem küldhető a dokumentum, csak részeiről kérhetnek másolatot, vagy épp kikölcsönözték a kért könyvet és egyeztetni kell, hogy kérnek-e rá előjegyzést), a feltételt, illetve kérdést az üzenetbe lehet beírni, a kérésstátuszt pedig Feltétel egyeztetésre kell állítani.

Ha a kérő erről egyeztet a kérő olvasóval, ezt Egyeztetés alatt az olvasóval státusz beállításával jelezheti, majd ha elfogadja a feltételt, a státuszt átállítja arra, hogy a Feltétel elfogadva, ezután a szolgáltató folytatja a kérés teljesítését az egyeztetett feltételekkel. Ha a kérő nem fogadja el a feltételt, a kérést lemondja (A kérés lemondva), amit a szolgáltatónak vissza kell igazolnia (Lemondás visszaigazolva). Utóbbi esetben a kérő a kérést újraindíthatja más szolgáltatóhoz. Lásd Kérés újraindítása

Kérés átirányítása, továbbítása más szolgáltatóhoz

Ha a kérés az adott szolgáltatási pontban nem teljesíthető, előzetes megállapodás alapján együttműködő szolgáltató könyvtárak (főleg egy könyvtáron belüli szolgáltatási pontok egymás között, vagy egy térség együttműködő könyvtárai, azonos szakterületet kiszolgáló könyvtárak stb.) szolgáltatóként továbbíthatják egymásnak a kérést. Részleteket lásd a Kéréstovábbítás leírásánál.

Válasz hosszabbításkérésre

Ha a kérő a felületen lejárati határidő-hosszabbítást kér, azt a Hosszabbítás kérés státusszal jelöli. Ha a határidő hosszabbítható, a szolgáltató a bejegyzett lejárati határidőt módosítja, és a Hosszabbítás megadva státuszt állítja be. Ha a határidő nem hosszabbítható, ezt a Hosszabbítás megtagadva státusz beállításával jelzi a szolgáltató (az okot érdemes megadnia üzenetben). Ha e-mailen vagy telefonon kért a kérő hosszabbítást, akkor is érdemes beállítani a kérésben az új határidőt és a Hosszabbítás megadva státuszt.

Külső forrásból (e-mail, fax, hagyományos kérőlap) érkezett kérés iktatása

A rendszeren kívülről érkezett kéréseket is bevihetjük a felületen kéréseink közé a Kérésadminisztrációba, erről leírást a Postán, e-mailben, telefonon érkező kérések "indítása" linken találunk.

Kérés lemondásának iktatása

Ha egy kérést a felületen lemond a kérő könyvtár (A kérés lemondva státusszal, amit addig tud beállítani, míg nincs elküldve a kért dokumentum), azt a szolgáltatónak vissza kell igazolnia (Lemondás visszaigazolva státusszal). Ha nem visszamondható már a kérés egyéb okból, a szolgáltatónak egyeztetnie kell erről a kérővel. Ha a lemondás telefonon vagy e- mailen történik, akkor is be kell jegyeznie a szolgáltatónak a Lemondás visszaigazolva státuszt.

Miután a szolgáltató beállította a Lemondás visszaigazolva státuszt, a kérő könyvtár a kérést újraindíthatja más szolgáltatóhoz az Újraindított kérés státusz kiválasztásával. Lásd Kérés újraindítása

Nem teljesíthető kérés

Ha egy kérés nem teljesíthető, a szolgáltató ezt A kérés nem teljesíthető státusszal jelzi, az okot az üzenetben adhatja meg. A kérő ilyenkor a kérést újraindíthatja más szolgáltatóhoz az Újraindított kérés státusz kiválasztásával.

Duplán feladott kérés törlése

Ha egy kérést a kérő véletlenül többször is feladott azonos tartalommal, a a kérő vagy a szolgáltató a fölösleges kérésekben A kérés törölve státuszt állítja be.

Dokumentum visszakérése

Ha az elküldött dokumentum határideje lejárt, vagy ha a szolgáltatónak korábban vissza kell azt kérnie a kérő könyvtártól, a Dokumentum visszakérve státuszt kell beállítania.


Mi a kérő könyvtár dolga az általa indított kéréssel?

A kért dokumentum fogadása, visszaküldése

Ha a szolgáltató bejegyezte a felületen, hogy a kért dokumentumot elküldte ("A kért dokumentumot a szolgáltató elküldte" státusz beállításával és mentésével), a kérő számára ez a felületen már látható, fontos információ: a dokumentum úton van, postai feladás esetén néhány napon belül várható érkezése, elektronikus másolatkérés esetén pedig érdemes a felületen beérkező üzeneteket figyelni és/vagy a beérkező e-maileket ellenőrizni.

Miután megkapta a kért dokumentumot a könyvtár, a státuszt átállítja A kért dokumentum megérkezett-re. Ezután könyvek esetében beállíthatja, hogy A könyv az olvasónak átadva, majd mikor végez az olvasó a könyvvel, jelzi, hogy az Olvasó visszahozta, ezután visszaküldéskor bejegyzi, hogy a Dokumentum visszaküldve. Mikor visszaérkezik a könyv, ezt jelzi a szolgáltató A dokumentum visszaérkezett státusszal. Ezután a kérést a kérő lezárja (A kérés lezárva, sikeresen teljesítve státusszal).

Másolat esetén miután bejegyezte a kérő könyvtár, hogy megérkezett a kért dokumentum, beállíthatja, hogy a Másolat az olvasónak átadva, ezután a kérést le kell zárni A kérés lezárva, sikeresen teljesítve státusszal.

Árajánlat fogadása

Ha árajánlatot kért a könyvtár, és a státusz Árajánlat megérkezett (a költség az üzenetben vagy a Teljes költség rovatban szerepel), erről egyeztethet az olvasóval, amit Egyeztetés alatt az olvasóval statusszal jelez. Amennyiben megfelel számára az ajánlat, a kérő a megkéri a dokumentumot (A dokumentum megkérve a lelőhelytől státusszal), ha nem, lemondja a kérést (A kérés lemondva), amit a szolgáltatónak vissza kell igazolnia (Lemondás visszaigazolva).

Feltétel egyeztetése az olvasóval

Ha a kérés teljesítése valamilyen feltételhez kötött, melyet a szolgáltatónak egyeztetnie kell a kérővel (pl. eredetiben nem küldhető a dokumentum, csak részeiről kérhetnek másolatot, vagy épp kikölcsönözték a kért könyvet és egyeztetni kell, hogy kérnek-e rá előjegyzést), a feltételt, illetve kérdést az üzenetbe írja be, a kérésstátuszt pedig Feltétel egyeztetésre állítja.

A kérő erről egyeztet a kérő olvasóval (pl. kérhet számára másolatot a tartalomjegyzékről), amit Egyeztetés alatt az olvasóval státusz beállításával jelezhet, majd ha elfogadja a feltételt, a státuszt átállítja arra, hogy a Feltétel elfogadva, ezután a szolgáltató folytatja a kérés teljesítését az egyeztetett feltételekkel. Ha a kérő nem fogadja el a feltételt, a kérést lemondja (A kérés lemondva), amit a szolgáltatónak vissza kell igazolnia (Lemondás visszaigazolva). Utóbbi esetben a kérő a kérést újraindíthatja más szolgáltatóhoz. Lásd Kérés újraindítása

Hosszabbításkérés

Ha a kérő a felületen lejárati határidő-hosszabbítást kér, azt a Hosszabbítás kérés státusszal jelöli. Ha a határidő hosszabbítható, a szolgáltató a bejegyzett lejárati határidőt módosítja, és a Hosszabbítás megadva státuszt állítja be. Ha a határidő nem hosszabbítható, ezt a Hosszabbítás megtagadva státusz beállításával jelzi a szolgáltató (az okot érdemes megadni üzenetben).

A kérés lemondása

Ha egy kérést a felületen lemond a kérő könyvtár (A kérés lemondva státusszal, amit addig tud beállítani, míg nincs elküldve a kért dokumentum), azt a szolgáltatónak vissza kell igazolnia (Lemondás visszaigazolva státusszal). Ha nem visszamondható már a kérés egyéb okból, a szolgáltatónak egyeztetnie kell erről a kérővel.

Miután a szolgáltató beállította a Lemondás visszaigazolva státuszt, a kérő könyvtár a kérést újraindíthatja más szolgáltatóhoz az Újraindított kérés státusz kiválasztásával. Lásd Kérés újraindítása

Dokumentum visszakérése

Ha az elküldött dokumentum határideje lejárt, vagy ha a szolgáltatónak korábban vissza kell azt kérnie a kérő könyvtártól, a Dokumentum visszakérve státuszt állítja be. A kérő ezután beállíthatja, hogy a Dokumentum visszakérve az olvasótól; a kérőnek minél előbb vissza kell küldenie a dokumentumot (Dokumentum visszaküldve) a szolgáltatóhoz.

Kérés újraindítása

Ha egy kérésünk Nem teljesíthető státusszal zárult, mert nem tudta teljesíteni azt a szolgáltató, vagy nem felelt meg a kérő számára az adott kérés teljesítése az ottani feltételekkel (pl. a dokumentum kölcsönzésben van, vagy eredetiben nem adható, csak másolatban stb.), ezért a kérést lemondta, amit a szolgáltató visszaigazolt a Lemondás visszaigazolva státusz beállításával, lehetőség nyílik a kérés más szolgáltatási ponttól történő újrakérésére.

Ilyenkor az újraindítandó kérés részletes megjelenítésében a státuszok közül a felugró listából az Újraindított kérés-t kell választani, ezután megjelenik az új megkeresendő szolgáltató kiválasztását lehetővé tevő kék alapon fehér nyíl a korábbi szolgáltató neve mellett. A nyílra kattintva előjön az Üres kérőlapnál már megszokott szolgáltatóválasztó ablak. Az új szolgáltató kiválasztása után mentsük a kérést a megszokott módon a már kiválasztott Újraindított kérés státusszal.

Miután a szolgáltató beállította a Lemondás visszaigazolva státuszt, a kérő könyvtár a kérést újraindíthatja más szolgáltatóhoz az Újraindított kérés státusz kiválasztásával.