Személyes eszközök

Költségkezelés

A DEENKWiki2 wikiből

Országos Dokumentumellátási Rendszer


  • Az ODR kérésekben regisztrált költségek alapján a szolgáltató könyvtárak egy vagy több azonos vevővel rendelkező kérésből szállítólevelet, számlakezdeményezőt vagy előszámlát állíthatnak össze. A későbbiekben erre bizonylatként utalunk.

Jelenleg hivatalos ÁFÁ-s számla nem állítható ki.

  • A bizonylat szólhat a kérő könyvtár vagy a felhasználó nevére. A megfelelő számlázási adatokat a kérő könyvtár adja meg a kérésnél vagy automatikusan beemelődik a kérés indításakor (Könyvtárnyilvántartóból vagy Olvasói számlázási adatokból).
Új! A számlázási adatok megadása a kérés feladáskor kötelezővé vált. Erre a felület figyelmeztet.
  • Az olvasó, kérő és szolgáltató könyvtár számlázasi adatai beemelhetőek a kérésbe:
    • Olvasó számlázási adatai: Az olvasó profiljából emelődik be amelyet a regisztráció során adott meg a Cím és számlázási adatok fülön. (Regisztráció után bármikor pótolható, módosítható Olvasóknak/Profilom menüpontnál.)
    • Könyvtárak számlázási adatai: A könyvtárnyilvántartóban megadott adatokból emelődik be, amelyet a könyvtár szolgáltatási helyénél az ODR fülön van lehetőség beállítani. (Számlázási név, cím, adószám és számlaszám)
Kérjük, hogy az olvasók és partnerkönyvtárak tartsák aktuálisan ezeket az adatokat!
  • Ha egy adott kérés esetében a beemelődő számlázási adatok nem relevánsak, azok a kérő szolgáltatási pont által felülírhatóak.


Tartalomjegyzék

A költségkezelés lépései

Költségek megadása a kérésekben

Költséget a szolgáltató könyvtár adhat meg a "A kérés részletes adatai" ablakban (Konkrét kérésnél a részletekre kattintva).

Kérés részletes adatai - Teljes költség

A kérésnél a Teljes költség sorában lehetőség van a költségek megadására, részletezésére a Költségek módosítás gomb segítségével. Megnyomásával egy új ablak jelenik meg:

Költségek részletezése

Három lehetőség, három gomb áll rendelkezésünkre:

  • Új költség hozzáadása: A piros csillaggal (*) jelölt mezők kitöltése kötelező!
    • Megnevezés: A konkrét, később számlázott tételt megnevezhetjük (mit fogunk számlázni pl: postaköltség), alapértelmezetten a Digitális másolat van beállítva, de legördülő listából kiválaszthatjuk a megfelelőt.
    • Darabszám: Megadható a később számlázott tétel darabszáma. Ha például digitális másolat akkor itt állítható, hogy hány oldal lett elküldve.
    • Mennyiség egysége: Alapértelmezetten - darab - , de bármilyen egység beírható, ami szükséges.
    • Bruttó egységár: A számlázandó tétel bruttó egységára, például ha egy szkennelt oldal 50 Ft-ba kerül akkor az egységára is 50 Ft lesz.
    • ÁFA kulcs: A tételhez meghatározott ÁFA, %-jel nélkül.
    • SZJA szám: Nem kötelező adat, üresen hagyható.
    • Összeg (Nettó): Az addig beírt adatokból automatikusan számolja a rendszer.
    • Összeg (Bruttó): Az addig beírt adatokból automatikusan számolja a rendszer.
Költség hozzáadása

Miután minden szükséges adatot bevittünk, kattintsunk az OK gombra.

  • Költség törlése: A tévesen bevitt költségek törlésére szolgál. Kijelöljük a téves tételt és ezután a Költség törlése gombra kattintunk.
Költség törlése
  • Bezár: Az megnyitott - Költség hozzáadása - ablakot zárhatjuk be.

Néhány tudnivaló:

-az itt megadott költségeket a kérő könyvtár is látja a kérés megjelenítésekor, de ő nem módosíthat
-a megadott költségek mellett látható, hogy bizonylaton szerepel-e már
Új! Látható, hogy milyen típusú bizonylaton szerepel az adott tétel.

A költségek bizonylatokra emelése

  • A költségek két helyen emelhetőek új vagy már meglévő bizonylatra:
1. A kérés találati listájában kijelölt kérésekhez a "Bizonylat generálás" gombbal hozhatunk létre bizonylatot


Számlalétrehozás a kérések találati listájáról
Ez a lehetőség akkor ajánlott ha egy néhány tételes listát szeretnénk létrehozni, azonban figyelnünk kell arra, hogy a kérő könyvtár azonos legyen egy bizonylat generálás során.
2. A szolgáltatási pont kezdőlapján "nem minden bizonylat típuson szereplő tételek" listájának kijelölt tételeire generálhatunk bizonylatot az azonos bizonylattípusra és kérő könyvtárra szűkítés után.
Bizonylat létrehozása a "nem minden bizonylat típuson szereplő tételek" listáról


  • A bizonylatokat csak szolgáltató könyvtár kezelhet. Kivétel képeznek az egyoldalú kérésadminisztrációval kezelt kérések.
Ugyanakkor a kérők vagyis vevők is láthatják a már létrehozott bizonylatokat.
(A rendszerben implementálva van néhány kérő oldali bizonylatstátusz is, de ezek egyelőre nem állíthatóak. Lásd a státusztáblázatot)
  • A bizonylat tartalma:
-egy bizonylaton csak azonos szállítójú és azonos vevőjű költségek gyűjthetőek
-egy bizonylatra a kérések költségtételei szabadon beemelhetőek:
- egy kérés különböző tételei kerülhetnek különböző bizonylatokra
- egy bizonylatra kerülhetnek különböző kérések költségei
  • A bizonylat egyes adatainak kitöltési módja
1. a költségeket a "kérés találatok" vagy a" bizonylaton nem szereplő költségek" listán kiválasztva emelhetjük a bizonylatra a "bizonylat generálása" funkcióval.
- a funkció használatakor meg kell adnunk, hogy a költség
- milyen típusú bizonylatra kerül (egy költség egy adott típusú bizonylatra csak egyszer kerülhet)
- új vagy valamelyik meglévő bizonylatra írandó
Bizonylat létrehozása / módosítása
- a bizonylatra költség közvetlenül nem írható be; ha módosítani kell a számlaösszegeket a kérésekben kell ezt megtenni.
a bizonylatra felkerül a kiválasztott kérés minden eddig nem bizonylatolt költségtétele, de ezek közül itt még törölhetjük azokat, amelyeket még nem akarunk bizonylatra emelni, vagy más bizonylatra szánjuk
- még le nem zárt bizonylatról a költség törölhető
Bizonylat módosítható és törölhető része
2. a vevő és szolgáltató adatai a kérésekből emelődnek a bizonylatra, közvetlenül a bizonylaton nem szerkeszthetőek.
3. a bizonylat egyéb adatai (dátumok, fizetés módja, megjegyzések ) közvetlenül a bizonylaton szerkeszthető.
4. a bizonylat státusza a bizonylaton legördülő menüből állítható.


Státusz Jellemzők Ki állíthatja be? Ki-é lesz a feladat? Következő státusz
új bizonylat (new bill)Az első mentésekor bizonylatazonosítót kap. Még módosíthatóak, további költségek adhatóak hozzá illetve törölhetőek. A törölt bizonylat nem látható, a törléssel a bizonylatra került költségtételek felszabadulnak, új bizonylatra tehetőek. A kiosztott bizonylatazonosító nem osztódik ki újra.szolgáltatószolgáltatóBizonylat lezárva
Bizonylat lezárva (bill issued)Tovább már nem módosítható; szükség esetén stornózható. A stornózott bizonylat kereshető, megtekinthető, tételei felszabadulnak, új bizonylatra tehetőek.szolgáltató szolgáltató Bizonylat elküldve, Sztornózott
Bizonylat elküldve (bill sent)A kérő könyvtárnak "átadva" a bizonylat. A kérő már korábbi státuszokban is látja a bizonylatot, de ez a státusz teszi át hozzá a költségkezelési teendőket. A kérő oldali költségkezelési státuszok egyelőre nem használhatóak. A szolgáltató a megérkezett befizetést a saját oldalán regisztrálhatja a Befizetés jóváhagyva státusszal. szolgáltató[kérő vagy] szolgáltató [Kérő oldalon: Bizonylat megérkezett], Szolgáltató oldalon: Sztornózott, Befizetés jóváhagyva, Archivált
Bizonylat megérkezett (bill arrived)A kérő oldali státuszok kezelésére egyelőre nincsen lehetőségkérőkérőKészpénzzel fizetve, Átutalással fizetve, Csekkel fizetve, Bizonylat költségviselőnek átadva, Sztornózva
SztornózvaA sztornózott bizonylat visszakereshető, archiválható, de a rajta szereplő költségtételek felszabadulnak, új bizonylatra tehetőek.szolgáltatóArchiválás'
Készpénzzel fizetveA kérő oldali státuszok kezelésére egyelőre nincsen lehetőségkérőszállítóBefizetés jóváhagyva
Átutalással fizetveA kérő oldali státuszok kezelésére egyelőre nincsen lehetőségkérőszállítóBefizetés jóváhagyva
Csekkel fizetveA kérő oldali státuszok kezelésére egyelőre nincsen lehetőségkérőszállítóBefizetés jóváhagyva
Bizonylat költségviselőnek átadvaA kérő oldali státuszok kezelésére egyelőre nincsen lehetőségkérőszállítóBefizetés jóváhagyva
Befizetés jóváhagyvaszállítószállítóarchiválva
Archiválvaszállító -

A bizonylatok nyomtatása

A bizonylatok nyomtathatóak 1-4 példányban:

- egyenként a megjelenített bizonylatok alján lévő "Nyomtatás" funkcióval
- bizonylatok találati listájából a kijelölt bizonylatok a "Csoportos műveletek" használatával.

Meglévő bizonylatok keresése, kezelése

1. A szolgáltatási pont kezdőoldalán a "bizonylat keresés" gombbal a kéréseknél megszokott elrendezésben megjeleníthetem azokat a számlákat, amelyeket a szolgáltatási pont állított ki vagy a szolgáltatási pont "kapott". A már legenerált bizonylatok szűrhetőek az alábbi szempontok szerint:
-státusz
-típus
-partnerkönyvtár
A bizonylatok itt megjeleníthetőek, nyomtathatóak illetve a szállítói oldalról szerkeszthetőek.


A kezdőlap számlaműveletei


a számlakeresés facettái


2. A nyitólapon található "minden bizonylati típuson szereplő tételek" funkcióval kereshetjük meg azokat a tételeket, amelyeket már nem lehet bizonylatra emelni, mert már minden lehetséges bizonylattípuson (Számlakezdeményező, Előszámla, Szállítólevél) szerepelnek.
A már minden típusú bizonylaton szereplő tételek listája. A "Részletek" gomb a kapcsolódó kéréshez visz.


3. A nyitólapon található "nem minden bizonylat típuson szereplő tételek" funkcióval kereshetjük meg azokat a tételeket, amelyeket még bizonylat emelhetőek.
A listát szűkíthetjük egy adott bizonylattípusra a jelölőnégyzetek alkalmazásával.
A facetták pedig abban segíthetnek, hogy az azonos kérőhöz tartozó kezeletlen tételeket összecsoportosítsuk egy bizonylatra.
Azok a tételek, amelyek minden bizonylattípusra felkerültek és egy kérőhöz tartoznak, ebben a listában már nem szerepelnek.


A bizonylattípus és kérő könyvtár facetták segítenek az egy bizonylatra tehető tételek összeválogatásában