Személyes eszközök

Új könyvtár regisztrációja

A DEENKWiki2 wikiből


Országos Dokumentumellátási Rendszer

Kérjük, hogy a regisztrációs folyamat elindítása előtt az egész leírást olvassa el és csak ezután kezdjen bele a regisztrációs folyamatba!

Tartalomjegyzék

A regisztráció megkezdése előtt:

Első lépésként kérjük nézzen utána hogy könyvtára regisztrált-e már az ODR-ben.

Ha bizonytalanok a korábbi regisztrációban vagy elfelejtették belépési adataikat (azonosító és/vagy jelszó) kérjük jelezzék saját (felhasználói) és könyvtáradataik megadásával az odrsegitseg@odrportal.hu email címen.

Ha nem rendelkezik még OSZK kóddal vagy másnéven könyvtárkóddal kérjük jelezze a könyvtár adataival (könyvtár neve, címe, telefonszáma, email címe, könyvtáros neve) együtt az odrsegitseg@odrportal.hu email címen, hogy elindulhasson a kódkérés folyamata. A kódról bővebben az ODR wiki súgú OSZK kódról szóló szócikkében olvashat.

Könyvtárkód birtokában:

A http://www.odrportal.hu oldalon kattintson a Könyvtárosoknak - Könyvtárnyilvántartó menüpontjára.

Könyvtárnyilvántartó az ODR-en

A könyvtárnyilvántartó felületén kattintson az Új könyvtár regisztrációja (Felvételi kérelem leadása) feliratra. Ez két helyen is megtalálható, így elegendő az egyikre rákattintani.

Új könyvtár regisztrációja

Az új könyvtár regisztrációjához szükséges adatok kitöltése (Alapadatok, Leírás, Elérhetőség, Gyűjtőkör) után kell menteni minden kitöltött adatot.

Könyvtár adatainak megadása

1. Alapadatok megadása

A piros csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező!

  • Állapot: Minden esetben regisztráló státuszú lesz, amíg a hivatalos aktiválás meg nem történik.
  • OSZK kód:Kötelező adat! A kódról bővebben az ODR wiki OSZK kódról szóló szócikkében olvashat.
  • ODR használati típus: 4 típus választható, a különböző típusokhoz a magyarázat minden esetben megjelenik a kiválasztásnak megfelelően. Alább megtalálható, hogy az egyes típusok miért játszanak nagy szerepet a könyvtár ODR-ben való megjelenése során, ezért érdemes végigolvasni a leírást.
  • Könyvtár neve:Kötelező adat! A könyvtár hivatalos neve.
  • Könyvtár neve angolul: Amennyiben van könyvtáruk nevének angol megfelelője.
  • Alapítási év: A könyvtár alapítási éve.
  • Igazgató:A könyvtár igazgatójának neve.
  • Könyvtár honlapja: A könyvtár online elérhetősége, honlapjának címe. A webcímnek minden esetben érvényesnek kell lennie, tehát szerepeljen a http:// ennek hiányában figyelmeztetést kapunk.
  • Könyvtártípus: Az elérhető könyvtártípusok közül választva, rákattintva (bal oldali lista) hozzáadható a nyilak segítségével, illetve tévedés esetén visszaállítható a saját könyvtárunk típusa (jobb oldali oszlop).
Regisztráció: Példa alapadatok megadására

2. Leírás

Nem tartalmaz kötelező adatot, tetszőlegesen kitölthető. A Szakmai szervezeti tagság és Névváltozatok beírása a Hozzáadás gomb segítségével lehet, ezeknél külön ablak jön be ahol a különböző adatok bevitelével lehetséges, majd a Mentés gombbal véglegesítjük. Tévesen bevitt adat esetén az Eltávolítás gomb segíthet.

3. Elérhetőség

A piros csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező!

  • Ország: Alapértelmezetten HUNGARY vagyis Magyarország van beállítva.
  • Város:Kötelező adat! Település ahol a könyvtár található.
  • Utca, házszám:Kötelező adat! A könyvtár elérhetősége.
  • Irányítószám:Kötelező adat! A könyvtár elérhetősége.
  • Hosszúsági és Szélességi fok: Beírható információ.
  • Levelezési cím, Város, Utca, Irányítószám: Kitöltése csak akkor szükséges ha a könyvtár rendelkezik postafiók címmel, illetve ha nem egyezik a fent megadott címmel.
  • Adminisztrációs email cím:Kötelező adat! A könyvtár email címe, megegyezhet a könyvtárköziben használt email címmel. A kapcsolattartás miatt fontos.
  • Telefon:Kötelező adat! A könyvtár telefonszáma, amely megegyezhet a könyvtárköziben használt telefonszámmal.
  • Fax: Amennyiben rendelkeznek fax számmal, itt megadható.
Regisztráció: Példa elérhetőség megadására

4. Gyűjtőkör

Nem tartalmaz kötelező adatot, tetszőlegesen kitölthető. Az adatbázisszolgáltatások beírása a Hozzáadás gomb segítségével lehet, ezeknél külön ablak jön be ahol a különböző adatok bevitelével lehetséges, majd a Mentés gombbal véglegesítjük. Tévesen bevitt adat esetén az Eltávolítás gomb segíthet. A software megadása a már ismert módon történik.

Ha a négy lapfülre bevittük a kötelező és szükséges egyéb adatokat kattintsunk a Mentés gombra.

A Mentés gomb megnyomása után egy figyelmeztetés jelenik meg a képernyőn

Az alábbi szöveg olvasható: "Az igen gomb lenyomásával az Ön által megadott adatokkal a könyvtár, annak szolgáltatási pontja és gyűjteménye létre fog jönni. Közvetlenül ezután regisztrálnia kell egy adminisztrátor felhasználót is a létrejövő saját könyvtárához. Az adminisztrátor regisztrációja után megjelenik egy kitöltött regisztrációs űrlap. Kérjük nyomtassa ki és aláírva, lepecsételve postázza el a Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár. BTEK. Könyvtárközi Kölcsönzés címére. Az űrlap beérkezése után válik aktívvá regisztrációja, amelyről és a további teendőkről emailt kap. Biztos benne?"

Kattintsunk az Igen gombra, ha bizonyosak vagyunk abban, hogy korábban nem regisztrált már a könyvtárunk.

Figyelmeztetes

Ezzel létrehoztuk könyvtárunk struktúráját: Könyvtár - Szolgáltatási hely - Gyűjtemény - Lelőhely

Ezt követően a könyvtárhoz regisztrálnunk kell egy felhasználót, aki a továbbiakban az ODR portalon képviseli, ügyintézője lesz a könyvtárnak. Itt hozzuk létre a belépési adatokat.

Felhasználó hozzáadása

A piros csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező!


  • Családnév: Kötelező adat! A felhasználó vezetékneve.
  • Keresztnév: Kötelező adat! A felhasználó keresztneve.
  • Jelszó: Kötelező adat! Egy jelszó, ami a belépéshez fog kelleni. Mindenképp jegyezzük meg.
  • Azonosító: Kötelező adat! Felhasználónév, ami a belépéshez fog kelleni. A Könyvtári regisztrációs űrlapon szerepelni fog.
  • Email: Kötelező adat! A felhasználó email címe, ha nincs saját a könyvtári email címet is meg lehet adni.
  • Telefon: Nem kötelező adat. A felhasználó telefonos elérhetősége, ha nincs saját akkor a könyvtári telefonszámot is meg lehet adni.
  • Publikus: Választógomb, azt határozzuk meg a választással, hogy látható legyen-e a felhasználó a Könyvtárnyilvántartóban mások számára.
  • Beosztás: Kötelező adat! A felhasználó beosztása pl: könyvtáros.
  • Felhasználó szerepköreinek listája: Kötelező adat! A felhasználó a Hozzáad gomb segítségével kiválasztja a most még egyedül hozzáadható szerepkört, másnéven jogosultságot, az ODR könyvtári főadminisztrátor-t. Minden szerepkörhöz a későbbiekben is jelölnünk kell a szolgáltatási pontot, a kis jelölőnégyzetbe kattintással a könyvtárunk neve előtt.
Felhasználó hozzáadása
Felhasználóhoz jogosultság - könyvtári főadminisztrátor hozzárendelése, hozzá könyvtár választása

Ha a Szerepkörök korlátozásainak hozzáadása ablakban beírtunk, beállítottunk minden szükséges adatot, akkor kattintsunk a Mentés gombra.

Ha minden kötelező és szükséges adat szerepel akkor kattintsunk a Felhasználó hozzáadása ablak Mentés gombjára.

(Lehetőség van tévesen bevitt adatok javítására, törlésére, úgy hogy a megfelelő sorra kattintva a Szerkeszt illetve az Eltávolít gombokra kattintunk.)

Elkészült a könyvtári struktúra és hozzárendeltük a felhasználót is a könyvtárhoz.

Könyvtár regisztrációs űrlap készült az adatok alapján

A Mentés gomb megnyomása után megjelenik a Könyvtár regisztrációs űrlap a sikeresen bevitt könyvtári és felhasználói adatainkkal. Ez letölthető, menthető és nyomtatható. A regisztráció ennek az űrlapnak a segítségével lesz teljes, így mindenképp nyomtassuk ki.

Felhasználóhoz jogosultság - könyvtári főadminisztrátor hozzárendelése, hozzá könyvtár választása


A kinyomtatott Könyvtár regisztrációs űrlapot lepecsételve és aláírva juttassuk el postai úton az alábbi címre

Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár. BTEK

Könyvtárközi Kölcsönzés

4032 Debrecen, Egyetem tér 1.

Postázás után

A fenti lépesek elvégzése után a könyvtárunk egyelőre regisztrálóként szerepel a rendszerben. Az elpostázott űrlap kézhezvétele után az ODR ügyintéző a regisztráció hitelesítése után a megadott email címen keresztül veszi fel a kapcsolatot az könyvtár felhasználójával.

Miután az email megérkezett a Könyvtáruk aktívként szerepel az Országos Dokumentum-ellátási Rendszerben.

Ha a visszaigazoló email megérkezett

A már aktívként szereplő könyvtárhoz a regisztrációs lapon szereplő könyvtári főadminisztrátor az általa regisztráció során megadott belépési adatokkal belép a Könyvtárnyilvántartó felületére és még néhány kötelező adatot kitölt a könyvtár adatlapján.

A könyvtárak maguk tartják karban adataikat a Könyvtárnyilvántartóban, így a megjelenített adatokért is ők felelősek.

Ne felejtsük el hogy a könyvtárunknak a Könyvtárnyilvántartóban egy felépített struktúrája van:

1. Könyvtár
2. Szolgáltatási hely (Egy könyvtárhoz tartozhat több szolgáltatási hely is)
3. Gyűjtemény
4. Lelőhely (A Gyűjteményen belül az ODR fülön látható)
A Könyvtárnyilvántartóban szereplő könyvtári hierarchia

Bejelentkezés a felületre

Jelentkezzünk be a http://www.odrportal.hu/ oldalon.

Bejelentkezés a felületre 1.

A választógombok közül jelöljük a Könyvtáros belépést, majd kattintsunk az OK gombra.

Bejelentkezés a felületre 2.

Megérkezünk a bejelentkezési felületre, a könyvtári főadminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználó az általa regisztráció során megadott belépési adatokkal belép a portalra.

Bejelentkezés a felületre 3.

Ezt követően újra az ODR portal kezdőlapjára jutunk, de már mint bejelentkezett felhasználók jogosultságunk van használni az oldalt illetve módosítani az adatokat. Sikeres bejelentkezés esetén az oldal jobb felső sarkában található Bejelentkezés helyett a Kijelentkezés és zárójelben a felhasználónevünk szerepel.

Kattintsunk a Könyvtárosoknak Könyvtárnyilvántartó menüpontjára

Könyvtárnyilvántartó

A Könyvtárnyilvántartó nyitó oldalán nem szükséges a saját könyvtárunkra rákeresni, mivel a bejelentkezés által a felület felajánlja a saját könyvtárunkat az oldal tetején.

A könyvtár nevére kattintva tudunk belépni a könyvtár adatainak szerkesztésébe.

Ha a könyvtárnak egy szolgáltatási helye van akkor az első/felső sor a könyvtár az alatta lévő a szolgáltatási hely.
Ha a könyvtárnak több szolgáltatási helye van, akkor szintén a első/felső sor a könyvtár és alatta a szolgáltatási helyek neve szerepel
Saját könyvtár

A szerkeszteni kívánt adatokhoz előbb a fenti táblázatból kell kiválasztani a megfelelő típust. Ha egy könyvtárnak egy szolgáltatási pontja van akkor a könyvtár és szolgáltatási hely szinten is módosítani kell az adatokat pl: Könyvtár neve. A Típus oszlopot figyelve tudjuk kiválasztani, hogy melyik szinten szeretnénk módosítani. Ha a megfelelő sorra kattintottunk utána látható az adatlap ahol módosíthatunk.

Típus oszlop és a struktúra kibontása

Kötelező adat: ODR email

Ez az adat szolgáltatási hely szinten az ODR fülön beírható. Kötelező adat!

ODR fül : ODR email megadása

Kötelező adat: Számlázási adatok

Az ODR-ben kötelezőek a számlázási adatok, melyet a Könyvtárnyilvántartóban tudunk kitölteni:

Számlázási név
Számlázási cím
Adószám
Számlaszám (Nem kötelező, de megadható)

A Könyvtárnyilvántartóban kitöltött számlázási adataink automatikusan betöltődnek a kérő könyvtárként küldött kéréseinkhez, de a kéréseknél ezek az adatok változtathatóak ha pl: az olvasó saját számlát szeretne egy digitális kérés teljesítéséhez.

Hol adhatjuk meg a számlázási adatokat?

A számlázási adatok megadására a szolgáltatási hely adatlapjára van szükség, ehhez a fenti táblázatnál a szolgáltatási hely típus sorára kell kattintani. Amikor megjelent az adatlap alap esetben az Adatlap fület látjuk.

Szolgáltatási hely kiválasztása

Közvetlenül mellette egy másik fül, az ODR, ha erre kattintunk akkor fogjuk látni, hogy hova kell a számlázási adatokat bevinni.

ODR fül : Számlázási adatok bevitele

Ha bevittük a szükséges adatokat akkor kattintsunk a lap alján található MENTÉS gombra

Minden Könyvtárnyilvántartóban történő módosítás után kattintsunk a MENTÉS gombra!


Jogosultságok az ODR-hez

Már a könyvtári regisztráció során saját könyvtárukhoz rendeltünk egy felhasználót, aki a felületen belépési adatokkal rendelkezik (felhasználónév és jelszó).

Jelenleg ennek a felhasználónak ODR könyvtári főadminisztrátori jogosultsága van. Ezzel a jogosultsággal lehetőségünk van belépni az ODR felületére illetve a Könyvtárnyilvántartó adatait módosítani, menteni, akár új felhasználót felvenni, jogosultságokat kiosztani.


ODR könyvtárközi kölcsönző
Ahhoz, hogy az ODR Kérésadminisztrációját is lehessen használni még szükség van egy jogosultságra : ODR könyvtárközi kölcsönző

Amennyiben ez a jogosultság is hozzáíródott jogkörünkhöz, így a bejelentkezés után a Könyvtárosoknak, majd Kérésadminisztráció menüpontban könyvtárközi kölcsönzéseket indíthatunk, fogadhatunk, ... stb. Segítség a Kérésindítás lépésről lépésre leírásban található.

NPA jogosultságok
A rendszerben kiadható NPA-s jogosultságok: NPA új cím bejelentése és NPA Állományadat bejelentése

Segítség a NPA bejelentő felület leírásban található.


Miért fontos az ODR használati típus kiválasztása?

A regisztráció kezdetekor már az első oldalon az Alapadatoknál meg kell határoznunk a könyvtár ODR használati típusát, ezek az alábbiak lehetnek:

ODR-ben kérő és szolgáltató könyvtár

A leginkább használt típus. Az ilyen könyvtár az ODR-ben kéréseket indít és kéréseket teljesít, az egyéb beállított paramétereknek megfelelően. Teljeskörűen használja az ODR-t. A könyvtári regisztráció során felhasználót is regisztrál. Ahhoz, hogy teljeskörűen tudja használni a rendszert a szolgáltatási helynél jelölnie kell (pipát kell elhelyezni a kis jelölőnégyzetbe), hogy Fogad a könyvtáraktól üres űrlapos kéréseket.
ODR fül : Üres űrlapos kérések fogadása

Illetve jelölnie kell gyűjtemény szinten, hogy a gyűjteményét szolgáltatja az ODR felületén.

ODR fül : Gyűjtemény szolgáltatása


Külföldi könyvtár

A külföldi könyvtár önmaga nem használja az ODR-t. A külföldre továbbított kérések adminisztrálhatósága kedvéért regisztrálja magyar partnere a rendszerben.

Belföldi, ODR-t nem használó könyvtár

Önmaga nem használja a rendszert, általában hagyományos módokon (pl:email) indít könyvtárközi kölcsönzési kérést. Alapadataival szerepel a rendszerben, nincs regisztrált felhasználója, általában az ODR-t használó partnere regisztrálja, felé teljesített kéréseinek adminisztrálhatósága kedvéért.

ODR-ben csak kérő könyvtár

Csak saját kéréseit adminisztrálja az ODR-ben, de szolgáltatóként aktívan nem szerepel. Ha esetenként mégis teljesít kérést, azt kérő partnere adminisztrálja egyoldalúan a rendszerben.A könyvtári regisztráció során felhasználót is regisztrál.

Más könyvtár regisztrációja partnerfelvételhez, egyoldalú kéréskezeléshez

Lehetőség van arra hogy ezzel a módszerrel olyan könyvtárat regisztráltassunk, amellyel kapcsolatban állunk, de az ODR-t nem használják, így adminisztrálni tudjuk a kéréseinket a rendszerben.

Az előző pontban tisztázódott, hogy melyek azok az ODR használati típusok melyekhez felhasználót is regisztrálunk, illetve melyek azok, amelyekhez nem. Két típushoz nincs felhasználó rendelve:

  • Külföldi könyvtár
  • Belföldi, ODR-t nem használó könyvtár

Ennél a két típusú könyvtárnál lehetőség van arra, hogy ne az adott könyvtár jelentkezzen, hanem ezt más tegye meg helyette. Regisztráció előtt minden esetben keressük le széleskörűen a Könyvtárnyilvántartóban az adott könyvtárat.

Más könyvtár regisztrációjának lépései

A fent leírtak lesznek a segítségünkre ebben.

1. A regisztrálni kívánt vagy külföldi vagy belföldi, ODR-t nem használó könyvtárnak könyvtárkódot kell igényelni, a fent leírtak szerint.
2. Amennyiben megkaptuk a könyvtárkódot regisztráljuk a könyvtárat a Könyvtárnyilvántartóban az Új könyvtár regisztrációja feliratra kattintva.
3. A könyvtár bizonyos alapadatait be kell, hogy írjuk, illetve elérhetőségét.
Fontos az ODR használati típus beállítása:
  • Külföldi könyvtár
  • Belföldi, ODR-t nem használó könyvtár
Ebben az esetben nem fog kérni a felület felhasználói regisztrációt tőlünk.
4. A kötelező adatok kitöltése után a Mentés és a Figyelmeztetés szövegének elfogadása után létrejön az ODR-en kívüli könyvtárunk, melyet használni akarunk, melyhez adminisztrálni akarunk.
ODR-en kívüli könyvtár regisztrációjának záró szövege
Az ODR-ben az így regisztrált könyvtárak státusza nem aktív hanem regisztráló státuszban van és ez addig marad így míg a konkrét könyvtár nem jelentkezik az ODR ügyintézőnél aki aktiválja a könyvtárat, vagyis attól kezdve már felhasználóval rendelkezik a továbbiakban.

ODR használati típus váltása: Belföldi ODR-t nem használó könyvtárról aktív használóra

Jelenleg a rendszerben, ahogy szerepel a könyvtár:

  • ODR használati típus: Belföldi, ODR-t nem használó könyvtár
  • Nincs felhasználónk az ODR-ben
  • Könyvtárunk státusza regisztráló

Típusváltás lépései

1. A Könyvtárnyilvántartó kezdőlapján keressük le könyvtárunkat.
2. Lekeresés után látjuk, hogy a könyvtárunk még regisztráló státuszban van, kattintsunk a Típus oszlopon belül a könyvtár szintre.
Típus: Könyvtár Státusz: Regisztráló
3. Bejönnek a könyvtár adatai, melyekkel szerepel a rendszerben, ezek nem feltétlenül aktuális adatok. Jelenleg nem engedi hogy szerkeszthessük ezeket, de elindíthatjuk a folyamatot, ha a továbbiakban szeretnénk kezelni a felületet nincs más dolgunk, mint a betöltött oldal alján rákattintani a Könyvtártípus-változtatási kérelem gombra.
Nem jelent problémát, hogy jelenleg a rendszerben az adataik nem minden pontban felelnek meg a valóságnak ettől függetlenül a típusváltoztatási kérelmet el kell küldeni, és miután az ODR ügyintéző megtette a szükséges módosításokat a felhasználó olyan jogosultságot kap mellyel a Könyvtárnyilvántartóban minden adatot módosíthat és új adatokat vihet be.
Típus: Könyvtár Státusz: Regisztráló
4. A gomb megnyomásával egy új ablakban megjelenik a Könyvtártípus-változtatási kérelem nyomtatványa, melyet ki kell nyomtatnunk és eljuttatni az alábbi címre, hogy az ODR ügyintéző kezelhesse a változást:
Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár. BTEK

Könyvtárközi Kölcsönzés

4032 Debrecen, Egyetem tér 1.



Bővebben a Könyvtárnyilvántartóról!